One-on-One Meetings

Für mich persönlich gehören One-on-One Meetings oder auch Einzelgespräche zu den wertvollsten Führungsmethoden, die ich im Alltag nutze. Das liegt insbesondere daran, dass ich in diesem Gesprächen 100% meiner Aufmerksamkeit einer einzigen Person widme und diese Person das Gespräch dazu nutzen kann, um alle Fragen und Themen mit mir zu besprechen, die in anderen Gesprächsformaten wie bspw. täglichen huddles, mtl. All-hands, Personalgesprächen, etc. nicht angesprochen werden können. Und das ganze wöchentlich bzw. zweiwöchentlich. Ja, ich widme jedem einzelnen Teammitglied (in meinem Fall alles Führungskräfte) jede Woche 45-60min meiner Zeit. Bei sehr erfahren Mitarbeitern reicht als Rhythmus auch zwei Wochen, aber auch hier ist meine Erfahrung, dass wöchentliche Gespräche sehr wichtig sind, da auch bei erfahrenen Mitarbeitern regelmäßig Fragen und Themen auftauchen, die man nicht nur alle 2 Wochen besprechen sollte.

Im Gegensatz zu vielen Empfehlungen nutze ich meine One-on-One Meetings nicht um über die Karriereentwicklung eines Mitarbeiters zu sprechen, da sich hierfür andere Gesprächsformate besser anbieten und diese zusätzlich weder wöchentlich noch monatlich notwendig sind.

Bevor ich auf den Ablauf bzw. die Agenda eingehe, liegt mir ein wirklich wichtiger Punkt auf dem Herzen. Ein One-on-One Gespräch ist ein Gespräch, bei dem alle Themen und Fragen vom Mitarbeiter definiert werden. Es ist sein Gespräch, seine Agenda und seine Fragen. Ich nutze das Gespräch dazu, dass ich 100% meiner Aufmerksamkeit und Zeit auf seine Bedürfnisse fokussiere. Es geht nicht darum, über täglich wiederholende Themen zu sprechen, sondern über die für den Mitarbeiter wichtigen Themen.

Um meinen Mitarbeitern zu helfen, hat jedes One-on-One eine einheitliche Agenda, die aber bei Bedarf auch komplett über Bord geworfen werden kann, da es in manchen Wochen wichtigere Themen gibt. In meinem Fall passiert das durchaus häufig, wenn zb. eine neue Strategie vorgestellt wird oder auf Quartalsebene die neuen OKRs definiert werden. Hier gibt es seitens der Mitarbeiter oft so viele Fragen, da sie niemals alle Hintergrundinformationen kennen, so dass ich die Einzelgespräche dann dazu nutze alle Frage zu diesem einen Thema zu beantworten oder von mir aus zusätzliche Hintergrundinformationen bereitstelle, damit die getroffenen Entscheidungen nachvollziehbarer werden. Natürlich könnte ich das auch in unseren All-hands machen, aber nicht alle Mitarbeiter würden in einer großen Gruppe alle Fragen stellen, die sie persönlich interessieren.

One-on-One Agenda

Wie bereits beschrieben, hat jedes One-on-One die gleiche Agenda, damit sich jeder Mitarbeiter initial daran orientieren kann. Erfahrungsgemäß ist das einfacher, als völlig frei all die Themen auf ein „weißes Blatt“ Papier zu schreiben. Als Tool nutzen wir hierfür ASANA, da es sich ideal nutzen lässt, um die Agenda zu strukturieren, aber auch relevante Informationen zu hinterlegen. Allerdings nutzen wir ASANA für jegliche Art von Task-Management und nicht explizit nur für One-on-Ones. Andere Tools sollten sich hierfür genauso gut eignen.

Unsere Agenda im Detail:

1. OKRs / Fokusthemen

Zur Kommunikation unserer Strategie nutzen wir OKRs. Andere Unternehmen haben strategische Ziele oder Fokusthemen. Egal wie sie benannt sind, für uns ist das immer der erste Punkt auf der Agenda. Warum? Jeder Mitarbeiter hat bekanntermaßen viele Themen auf seiner täglichen Agenda und oft fällt die Priorisierung schwer. OKRs sind für uns die wichtigsten Themen (ja, auch vor all den operativen Herausforderungen) und daher sind sie immer Thema Nr. 1. Anders formuliert: Wie kann ich Themen glaubhaft als strategisch relevant positionieren, wenn ich diese jedes Mal als letztes bespreche?

Je nach Jahresverlauf sprechen wir über neue OKRs, die für den Mitarbeiter im nächsten Quartal relevant sind oder über den Status quo der aktuellen. Hier liegt dann der Fokus auf den Bereichen, wo ich den Mitarbeiter am besten unterstützen kann. Also die Themen, wo es den größten Handlungsbedarf aus Sicht der Mitarbeiter gibt.

Wichtig: Wir haben einmal pro Monat separate Meetings zum eigentlichen Stand der OKRs. Hier besprechen wir die Zielerreichungsgrade aber in einer größeren Runde, damit alle involvierten Personen auf dem gleichen Stand sind.

2. Follow-up Themen

Bevor wir neue Themen besprechen, gilt liegt Fokus auf Themen, die wir in vorangegangen Gesprächen bereits besprochen und daraus Handlungsbedarf abgeleitet haben. Jeder Mitarbeiter soll so die Möglichkeit bekommen, an wichtigen Themen dranzubleiben, diese abzuschließen und mich regelmäßig dazu zu challengen, damit ich ihn unterstützen kann. Immer nur über neue Themen zu sprechen macht vielleicht mehr Spaß oder kann interessanter sein, aber darum geht es in diesem Kontext nicht.

3. Neue Themen

Dieser Punkt ist vermeintlich selbsterklärend. Da es aber vermutlich immer viele neue Themen gibt, die Zeit des Gesprächs aber auf 45-60min limitiert ist, sollte hier natürlich der Fokus nur auf wichtige (und an dieser Stelle auch auf dringenden) Themen gelegt werden. Das hilft dem Mitarbeiter erneut seinen Alltag besser zu strukturieren und den Fokus aufrecht zu erhalten.

4. Fragen

Dieser Agenda-Punkt dient dazu, Mitarbeiter zu ermutigen jegliche Art von Fragen zu stellen. Insbesondere die Art von Fragen, die sie in Anwesenheit anderer Kollegen nicht stellen würden. Ich versuche alle Fragen maximal transparent zu beantworten. Sollte dies nicht möglich sein, weise ich explizit darauf hin und rede nicht lange um den heißen Brei.

Für mich ist es oft einfach, getroffene Entscheidungen auf Unternehmsebene transparent herzuleiten, da ich einen Überblick über viele Zusammenhänge habe, den die Mitarbeiter in der Regel nicht haben. Dadurch schaffe ich es sehr oft, vermeintlich willkürliche Entscheidungen aus Sicht der Mitarbeiter in einen verständlichen Kontext zu bringen. Dieses Verständnis ist wichtig, damit Mitarbeiter auch hinter Entscheidungen stehen, die sie initial nicht verstanden oder im schlimmsten Fall falsch interpretieren.

Für mich sind One-on-One Gespräche daher auch ein ausgezeichnetes Kommunikationsinstrument. Auch wenn die Agenda durch die Mitarbeiter vorgegeben wird, kann ich sehr detailliert auf die Fragen eingehen. Es sind Einzelgespräche und jeder Mitarbeiter ist unterschiedlich. Entsprechend sollten auch die Informationen so besprochen werden, dass sie zum Mitarbeiter passen. Immer nur das Standardskript abzuspulen ist dabei nicht Sinn der Sache und kann in einem Einzelgespräch destruktive Folgen haben, da es weder die Wertschätzung zeigt, noch irgendwie hilfreich ist.

5. One simple thing

Dieser Punkt ist für mich etwas besonderes, evtl. sogar sehr intimes, da es die Grenzen zwischen Business und Privat überschreitet. Um was handelt es sich dabei? Folgende Erklärung habe ich vor Jahren an unser internationales Team geschickt (daher auf englisch):

„We are talking a lot about our vision, strategy and our OKRs. Unfortunately, we don’t talk that much about our private goals, wishes and our wellbeing. One simple thing should encourage us to talk about these topics as well and also to set personal goals such as 3x gym per week, one date night per week, etc. We will support your goals and especially your team lead should help you as your accountability partner and supporter to reach your goals. Why? Business goals are important, but everyone needs a healthy private environment to be well balanced. „

Ich habe oben bereits beschrieben, dass innerhalb eines One-on-Ones mit jedem Mitarbeiter individuell kommuniziert werden soll. Bei diesem Punkt das besonders wichtig, da dieser Punkt nicht für alle Mitarbeiter anwendbar ist. Es gibt Menschen, die können und wollen nicht über ihr Privatleben sprechen (ich gehöre auch dazu) und man sollte diese Menschen auf keinen Fall dazu „zwingen“. Für andere Menschen (idR die Mehrheit) ist dieser Punkt etwas besonderes, da sie oft zum ersten Mal in ihrem Leben die Möglichkeit haben, offen über für sie relevante private Themen zum sprechen und zusätzlich auch noch den Support ihrer Führungskraft bekommen.

Ich nehme diesen Punkt sehr ernst und wenn es sich anbietet, dann frage ich auch außerhalb der Gespräche, ob es mit dem Tanzkurs klappt, ob man jetzt regelmäßig Sport macht, etc. Natürlich musste ich mich auch erst an diese private Perspektive gewöhnen, aber das ging erstaunlich schnell.

Und nein, es geht nicht darum, dass man dadurch zu besten Freunden wird, sondern um Wertschätzung und Support.

One more thing

Die meisten meiner One-on-Ones führe ich mit Führungskräften, da mein Team nur aus Führungskräften besteht. Das sind in der Regel Bereichs- oder Teamleiter. Für mich lässt sich aus den One-on-Ones sehr schnell erkennen, wie strukturiert und fokussiert eine Führungskraft arbeitet und ob sie überhaupt zu uns passt.

Es gab in der Vergangenheit zwei Beispiele, wo sich Führungskräfte regelrecht gegen die Agenda, aber auch gegen das One-on-One als ganzes gewehrt haben. Sie kamen unvorbereitet in die Gespräche und haben (kein Scherz) behauptet, sie brauchen keine Agenda, da sie alles im Kopf haben. Für mich war schnell klar, dass diese Führungskräfte ihre Teams genauso unstrukturiert führen und dass dies nicht unser Anspruch ist bzw. nicht zu uns passt.

Für mich sind One-on-Ones und die Qualität dieser so wichtig, dass wir die Gesprächsqualität bei unseren regelmäßigen Führungskräfte-Bewertungen abfragen. Jeder Mitarbeiter kann dabei die Qualität seines One-on-Ones mit seiner Führungskraft bewerten. Nur so kann ich gewährleisten, dass jeder Mitarbeiter in den Genuss dieses Gespräches kommt.

Und ja, auch meine One-on-Ones werden genauso bewertet. Den auch für mich gilt „Walk the talk“.